Find and Replace

یکی از امکانات کاربردی اکسل که برای بسیاری از کاربران ناشناخته باقی مانده، در کادر Find And Replace قرار دارد.

فرض کنید که جدولی از اطلاعات دارید که دارای هزاران رکورد است .در این جدول برای پیدا کردن و انتخاب

رکوردهای خاصی که با بقیه داده ها متفاوتند از امکانات پنجره Find And Replace استفاده می کنیم

این پنجره در تب Home و در انتهای نوار ابزار با نام Find & Select قرار گرفته است.

کلید میانبر برای جرای این دستور Ctrl+F می باشد (کلید میانبر Ctrl+H همین پنجره را باز می کند

اما به جای تب Find تب Replace انتخاب می گردد)

پس از کلیک بر روی Find & Select و یا فشردن همزمان کلیدهای Ctrl+F پنجره زیر ظاهر می شود:

کادر جستجو

همانطور که در تصویر می بینید این پنجره دارای دو تب به نام های Find و Replace می باشد و تب Find در حال انتخاب است

که یک کادر خالی در مقابل عبارت Find What قرار دارد.

جستجو

برای یک جستجوی ساده کافی است قسمتی از عبارت مورد نظر را تایپ کرده و دکمه Find Next را کلیک کنید

تا در صورت وجود کلمه مورد جستجو را پیدا کند.

اگر بر روی دکمه Find All کلیک کنید تمام موارد پیدا شده به صورت لیست ظاهر می شوند و برای انتخاب همه آنها

در جدول کافی است کلیدهای ترکیبی Ctrl+A را فشار دهید.

اگر در کادر بالا بر روی تب Replace کلیک کنید کادر جستجو و جایگزینی به صورت زیر ظاهر می گردد.

جستجو و جایگزینی

در این کادر برای جایگزینی یک عبارت با عبارتی دیگر در جدول داده ها در مقابل عبارت Find What کلمه یا عبارتی که

قصد جایگزینی آن را دارید انتخاب کرده و در مقابل عبارت Replace With عبارتی که قصد دارید جایگزین عبارت قبلی شود را وارد کنید

اگر بر روی Replace کلیک کنید فقط همان اولین عبارت پیدا شده جایگزین می شود

و اگر بر روی دکمه Replace All کلیک کنید تمام عبارت های موجود در بانک اطلاعاتی با عبارت مورد نظر جایگزین می شوند.

جستجو و جایگزینی

فرض کنید در دیتابیس شما 5000 کلمه به نام ” کامپیوتر” وجود دارد  و از شما خواسته شده

که کلمه کامپیوتر را با کلمه “رایانه” جایگزین کنید.

کافی است در کارد بالا در مقابل عبارت Find What کلمه کامپیوتر را نوشته و

در مقابل عبارت Replace With کلمه رایانه را بنویسید

و بر روی دکمه Replace All کلیک کنید تا تمام کلمات کامپیوتر موجود در دیتابیس با کلمه رایانه جایگزین شوند.

همانطور که در شکل های بالا می بینید در سمت راست پنجره های Find و Replace دکمه Options وجود دارد

و هدف ما در این مقاله کاربرد این قسمت می باشد.

با فشار همزمان دکمه های Ctrl+F پنجره Find را ظاهر کنید. بر روی دکمه Options کلیک کنید تا پنجره زیر ظاهر شود:

انتخاب فرمت های متفاوت

در این پنجره قسمت هایی به پنجره Find اضافه شده در این پنجره ما با دکمه Format و کادری که هم اکنون

در آن عبارت Not Format Set نوشته شده کار داریم.

اگر بر روی مثلث کوچک کنار دکمه Format کلیک کنید زیرمجموعه های آن به شکل زیر ظاهر می شوند:

تعیین فرمت از کادر Find Format

Format: با کلیک بر روی این عبارت پنجره Find Format باز می شود.

فرض کنید شما در بانک اطلاعات خود قصد دارید تمام کلماتی که با فونت قرمز نوشته شده اند را پیدا کرده و انتخاب نمایید.

کافی است در پنجره ظاهر شده در تب فونت رنگ فونت را قرمز انتخاب کرده و بر رروی دکمه OK کلیک کنید

تا به پنجره Find برگردید.حال در کادری که قبلاً عبارت Not Format Set در آن نوشته شده بود اکنون

کلمه Preview با رنگ قرمز نوشته شده است.

در این حالت اگر بر روی دکمه Find All کلیک کنید لیستی از تمام عباراتی که در بانک اطلاعاتی شما

به فونت قرمز نوشته شده اند لیست می گردد.

برای انتخاب همه آنها در بانک اطلاعاتی باید دکمه های ترکیبی Ctrl+A را فشار دهید تا تمام آنها انتخاب شوند.

در این صورت می توانید رنگ آنها را عوض کنید یا رنگ زمینه آنها را تغییر داده و هر هر تغییر دیگری را به صورت گروهی

روی آنها اعمال کنید.

انتخاب فرمت از سلول

Choose Format Form Cell: فرض کنید در بانک اطلاعات شما تعدادی از سلول ها

دارای زمینه فیروزه ای و به صورت متن Bold شده وجود دارند

و قصد دارید آنها را انتخاب و تغییراتی را روی آنها اعمال کنید.

اما ممکن است نتوانید رنگ فرزوه ای را در پنجره Find Format پیدا کنید،

در این حالت بر روی این گزینه کلیک کرده و یکی از سلول های مورد نظر (سلول با رنگ فیروزه ای و متن Bold) را انتخاب نمایید

و سپس بر روی عبارت Find All کلیک کنید تا تمام سلولهای دارای فرمت مشابه لیست شوند و سپس

با فشار دکمه های ترکیبی Ctrl+A  تمام آنها را در متن انتخاب نمایید.

حذف فرمت های تعیین شده قبلی

Clear Find Format: اگر شما فرمتی را برای یافتن تعدادی سلول خاص تنظیم کرده باشید، هر بار که قصد دارید

فرمت متفاوت دیگری را انتخاب نمایید می بینید که فرمت قبلی همچنان وجود دارد.

برای پاک کردن فرمت های قبلی بر روی این دکمه کلیک کنید تا فرمت های تنظیم شده قبلی حذف شوند.

جستجو و جایگزینی موارد خاص

به صورت مشابه اگر تب Replace را انتخاب نمایید و قصد داشته باشید

که داده های یک ناحیه دلخواه که دارای فرمت متفاوتی هستند

را با مقادیر جدید جایگزین نمایید، مطابق توضیحات یافتن و جایگزینی که قبلاً بیان شد عمل کنید.

 

برای تمرین بیشتر سایر موارد موجود در کادر بالا مانند Match case را انتخاب نموده و نتایج را ببینید..

برای مطالعه بیشتر در مورد کادر Find and Replace به مقاله Find and Replcae در اکسل مراجعه کنید

مطالعه بیشتر