ثبت ورود و خروج و گزارشگیری

ثبت ورود و خروج و گزارش گیری در اکسل نرم افزاری حاضر جهت کمک به آن دسته از کاربرانی است که با ثبت و گزارشگیری از ورود و خروج پرسنل در ارتباط هستند.

به عنوان مثال حراست و یا واحد اداری هر سازمان باید کنترل کاملی بر روی ورد و خروج افراد داشته باشند.

برای این منظور می توانید به سادگی از این نرم افزار استفاده کرده و گزارش های متنوع را از آن استخراج کنید.

دانلود فایل راهنمای برنامه

روش کار بسیار ساده است و در چند گام انجام می شود:

• ثبت مشخصات اولیه پرسنل
• ثبت ورود و خروج روزانه (ثبت ورود و خروج توسط یک فرم اجام می شود)

گزارش گیری شامل:

• گزارش گیری در بازه زمانی دو تاریخ دلخواه
• گزارش گیری بر اساس نام یا نام و تاریخ به طور همزمان
• گزارش گیری روزانه جهت ارائه به مدیریت

امکانات

• تبدیل گزارش به خروجی PDF با کلیک یک دکمه
• کادر جستجوی سریع برای یافتن افراد
• ایجاد و نمایش لحظه ای لیست پرسنل ثبت شده
• جلوگیری از ثبت تکراری اطلاعات
• انتخاب نام برای ثبت مشخصات بدون احتیاج به تایپ اسامی
• بدون نیاز به قالب بندی گزارشات خروجی (کادر کشی جدول و فرمت به صورت اتوماتیک انجام می شود)
• راهنمای وارد کردن صحیح اطلاعات در حین کار

• تذکر: این نرم افزار مخصوص محاسبه ساعت کار و حقوق و دستمزد نیست!

• نرم افزار حقوق و دستمزد در محیط اکسل

قسمت های مختلف نرم افزار

این نرم افزار از قسمت های زیر تشکیل شده است:

1 – لیست پرسنل

در این لیست شما ابتدا باید مشخصات کلیه پرسنل سازمان خود را وارد کنید (نام – نام خانوادگی و سمت)

این لیست به صورت اتوماتیک گسترش یافته و تا 500 نفر قابلیت ثبت دارد. (در صورت نیاز به ثبت پرسنل بیشتر به راحتی قابل افزایش می باشد)

اسامی وارد شده در این کاربرگ به صورت اتوماتیک و به صورت لیست کشویی در فرم ثبت اطلاعات نمایش داده می شود تا به جای تایپ اسامی از لیست کشویی انتخاب گردد که باعث افزایش سرعت ورود اطلاعات می گردد.

2- فرم ثبت اطلاعات

برای راحتی کار، ثبت ورود و خروج اطلاعات از طریق یک فرم انجام می شود و با کلیک بر روی دکمه “ثبت اطلاعات” کلیه داده ها در کاربرگ ورود و خروج ثبت می گردد و داده های وارد شده در فرم حذف می گردد تا فرم برای ثبت اطلاعات نفر بعدی آماده شود.

در داخل فرم ثبت اطلاعات، امکاناتی پیش بینی شده است که در صورت وارد کردن داده تکراری هشدار لازم نمایش داده می شود.

3 – لیست قابل جستجو برای یافتن و ثبت اطلاعات پرسنل

همچنین برای وارد کردن نام، علاوه بر لیست کشویی، یک لیست قابل جستجو از کلیه اسامی ثبت شده در لیست پرسنل قرار داده شده که با جستجوی هر فرد به سرعت فیلتر شده و اسامی شامل حروف جستجو شده را نمایش می دهد.

پس از جستجو و نمایش لیست، افرادی که ورود و خروج آنها  ثبت نشده با رنگی مجزا ظاهر می شوند و با انتخاب هر یک از آنها و کلیک بر روی دکمه ای که به همین منظور طراحی شده در لیست ثبت اطلاعات درج می گردد و نیاز به تایپ نام افراد به صورت دستی نیست که کمک بسیار زیادی در سرعت ورود اطلاعات دارد.

4 – لیست اسامی ثبت شده در تاریخ جاری

در کاربرگ ورود اطلاعات با وارد کردن تاریخ ورود و خروج، جدولی از اسامی پرسنلی که ورود و خروج آنها در تاریخ جاری ثبت شده نمایش داده می شود تا مسئول ثبت اطلاعات متوجه شود قبلا ورود و خروج چه کسانی ثبت شده است.

5-کاربرگ ورود و خروج

با ثبت ساعت های ورود و خروج که در فرم وارد می شود و پس از کلیک بر روی دکمه “ثبت اطلاعات” کلیه اطلاعات وارد شده مربوط به هر شخص در انتهای لیست موجود در صفحه ورود و خروج ثبت می گردد.

6-دکمه مرتب سازی بر اساس تاریخ

در کاربرگ ورود و خروج، اطلاعات به همان ترتیبی که وارد می شوند ثبت می گردند. یعنی ممکن است ترتیب تاریخ برای ثبت اطلاعات رعایت نشده باشد. برای این منظور دکمه ای در کاربرگ ورود و خروج قرار گرفته که با کلیک بر روی آن کاربرگ جدیدی با نام “ورود و خروج مرتب شده” تشکیل می شود که در واقع همان اطلاعات کاربرگ ورود و خروج است که بر اساس تاریخ ورد مرتب (Sort) شده است.

گزارش های خروجی

7- گزارش بین دو تاریخ

برای استخراج اطلاعات ورود و خروج پرسنل بر اساس تاریخ از کاربرگ “ورود و خروج مرتب شده” کافی است که تاریخ شروع و تاریخ پایان را در محل مشخص شده وارد نمایید تا لیست کلیه افرادی که در بازه زمانی مشخص شده ورود و خروج آنها ثبت شده است، در یک جدول نمایش داده شود.

• تذکر: برای نمایش اطلاعات ورود و خروج در یک روز مشخص تاریخ شروع و پایان را یکسان وارد کنید

8- گزارش بر اساس اسم و تاریخ

در این کاربرگ اگر نام شخص خاصی را در کادر مربوطه وارد کنید، کلیه ورود و خروج های آن شخص در قالب یک جدول نمایش داده می شود.

علاوه بر ورود و خروج کلی، می توانید برای همان شخص تاریخ را نیز وارد کنید تا علاوه بر نمایش ورود و خروج کلی، گزارش ورود و خروج در بازه زمانی مورد نظر نیز در جدول جداگانه ای نمایش داده شود

• تذکر: برای نمایش اطلاعات ورود و خروج در یک روز مشخص تاریخ شروع و پایان را یکسان وارد کنید

9- گزارش روزانه واحد

در این کاربرگ با وارد کردن تاریخ، کلیه اسامی پرسنل در لیست به صورت اتوماتیک فرخوانی شده و تاریخ ورود و خروج هر کدام در مقابل نام شخص درج می گردد و به راحتی می توانید برای مدیر واحد ارسال نمایید.

10- خروجی PDF

برای تهیه گزارش از تمام کاربرگ ها، دکمه ای با نام “خروجی PDF از گزارش” در تمام صفحات قرار داده شده که با کلیک بر روی آن کادری باز می شود و از شما ناحیه ای که باید در گزارش ظاهر شود را درخواست می کند. پس از انتخاب ناحیه و با کلیک بر روی دکمه ok یک فایل که نام و مسیر آن را مشخص می کنید در قالب فایل pdf ایجاد می شود که به راحتی می توانید آن را پرینت بگیرید و یا با دیگران به اشتراک بگذارید.